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Trabalhando com Fax no Windows XP

 

Publicado em: 21 de outubro de 2002

Por Sharon Crawford, Colunista da Comunidade do Expert Zone do Windows XP

Nota do Editor: Os arquivos antigos de membros da comunidade on-line estão arquivados para sua utilização. As informações podem se tornar desatualizadas à medida que a tecnologia muda. Para informações mais atualizadas, consulte o site da Web ou envie uma pergunta para os grupos de notícias.

Sharon Crawford

Se você está executando o Windows XP, pode finalmente doar aquela velha máquina de fax para uma instituição de caridade e usar o espaço da sua mesa para algo mais valioso—como uma caixa de chocolates. Um serviço de fax de fácil utilização é integrado ao Windows XP para que você possa enviar e receber faxes a partir do seu computador.

Há inúmeras vantagens de mudar para um sistema de fax baseado no Windows XP, e a principal é não gastar tanto papel. Não há necessidade de imprimir documentos antes de enviá-los por fax. Você pode ler, salvar, excluir ou anexar os faxes a um e-mail—tudo isso usando apenas um pedaço de papel. Claro que você também pode imprimi-los.

Embora você não precise de uma máquina de fax, você precisará de uma linha telefônica, um modem e um scanner para enviar e receber faxes pelo computador. Para o uso do fax, o modem e o scanner não precisam ser tão especiais. Mesmo um modem de 33.6 bps pode enviar uma carta com múltiplas páginas em um ou dois minutos. Quanto ao scanner, os faxes são enviados em preto e branco e, geralmente, em uma resolução padrão de não mais do que 150 X 150 dpi. Qualquer scanner pode fazer esse serviço.

Configurando e Ajustando um Fax do Windows XP

O serviço de fax não é automaticamente instalado no Windows XP. Para instalar seu componente:

1.

Abra o Painel de Controle, e clique em Adicionar ou Remover Programas.

2.

Clique em Adicionar/Remover Componentes do Windows. Selecione a caixa Serviços de Fax, e clique em Avançar. O Assistente de Componentes do Windows cuidará do restante.

Nota : Se você ainda não possui um modem instalado, cuidado agora. Certifique-se de que o modem esteja conectado a uma linha telefônica e de que ela esteja conectada a uma tomada que funcione. (Você ficaria surpreso com a quantidade de pessoas que se esquecem desses detalhes).

Após ter instalado o componente de fax, o próximo passo é configurá-lo. Você configura esse serviço no Console de Fax, o centro para as tarefas de fax. Para configurar o Console de Fax:

1.

Clique em Iniciar, Todos os Programas, Acessórios, Comunicações, Fax e depois clique em Console de Fax.

Fax Console

2.

No menu Ferramentas do Console de Fax, clique em Configurar Fax, o que irá iniciar o Assistente de Configuração de Fax. Clique em Avançar para começar a configurar suas informações de fax.

3.

Na página Informações do Remetente, inclua seu nome ou nome comercial e seu número de fax. Todo o restante nesta página é opcional.

4.

Na página Selecione o Dispositivo para Enviar ou Receber Faxes, seu modem será selecionado, a menos que você possua mais de um. Neste caso, selecione o correto. Especifique as opções de envio e recebimento e se deseja responder manual ou automaticamente aos faxes que chegarem.

5.

Nas páginas Transmitting Subscriber Identification (TSID) e Called Subscriber Identification (CSID), digite seu nome comercial e número do fax. Esses campos só têm importância, na verdade, quando você está executando um software especial de roteamento de fax. A maioria dos softwares deste tipo depende de TSIDs para determinar para onde direcionar um fax recebido. Consulte Como Ativar e Configurar o Serviço de Fax no Windows XP para mais informações.

6.

Na página Opções de Roteamento, especifique a maneira como os faxes recebidos serão controlados. Todos eles são automaticamente armazenados no Console de Fax, mas você também pode imprimir uma cópia ou armazená-la em uma pasta local ou na rede.

Quando você quiser alterar ou verificar alguma dessas definições, apenas execute o Assistente de Configuração de Fax novamente. Para abrir o assistente, no menu Ferramentas do Console de Fax, clique em Configurar Fax.

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Enviando Faxes do Seu Computador

Você pode enviar um fax de um documento que está armazenado em seu computador, ou então digitalizar um documento e enviá-lo à sua impressora de fax. Nesta seção, irei explicar como enviar por fax um documento a partir do seu computador. Se você pode imprimir um documento, também pode enviá-lo por fax.

O serviço de fax do Windows XP utiliza o Catálogo de Endereços do Windows (WAB) como seu catálogo padrão para números de fax. Ao instalar o Outlook 2000 ou o Outlook 2002, o serviço migra para o Catálogo de Endereços do Outlook (OAB) como sua fonte para endereços de fax. Portanto, você não precisa manter dois catálogos de endereços.

Para enviar por fax um documento armazenado em seu computador:

1.

No menu Arquivo do documento, clique em Imprimir.

2.

Na caixa de diálogo Imprimir ou Configuração da Impressão, na caixa Nome, clique em Fax para abrir o Assistente para Enviar Fax. (Ao enviar um fax a partir de um programa do Office, no menu Arquivo, aponte para Enviar Para e clique em Destinatário do Fax. Um Assistente de Fax apergunta algumas informações específicas e depois encaminha o processo para o Assistente para Enviar Fax.)

Print Setup dialog box

3.

Para fornecer o número de fax do destinatário, clique em Catálogo de Endereços, e selecione um ou mais destinatários, assim como se estivesse enviando uma mensagem de e-mail.

4.

Se você já tiver configurado as Regras de Chamada, siga adiante. Se ainda não o tiver feito, clique em Regras de Chamada. Caso precise discar um dígito extra para obter uma linha externa, ou usar um código especial de ramal, ou discar um código de área até para números locais, adicione aqui essas definições e clique em OK para retornar ao envio do fax.

Muito Importante : Os números de telefone devem estar em formato canônico, em que um número dos EUA apareceria como +1 (626) 555-1212. Se você utilizar algo um pouco diferente como (626) 555-1212 ou 1-626-555-1212, as regras de chamada não serão aplicadas e a transmissão por fax irá falhar.

5.

Selecione uma página de rosto. Escolha a partir da lista ou não especifique nenhuma. Particularmente, eu ignoro as páginas de rosto a não ser que esteja enviando a uma grande corporação, em que o documento possa ser perdido ou precise de mais esclarecimentos. Se você gosta de páginas de rosto, pode baixar páginas de transmissão e faxes adicionais a partir do Office Template Gallery (em inglês).

6.

Especifique quando o fax deve ser enviado, assim como sua prioridade. A prioridade só importa caso esteja enviando uma grande quantidade ao mesmo tempo. Neste caso, a ordem de envio será determinada pela prioridade que você definir.

7.

Por fim, será apresentada uma tela, recapitulando os detalhes de um fax e oferecendo a chance de fazer uma visualização prévia. Se o fax é de múltiplas páginas, você poderá visualizar apenas a primeira.

Se você está enviando o fax neste momento, o Monitor do Fax, mostrado abaixo, será iniciado quando a chamada começar.

Fax Monitor

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Enviando Documentos Digitalizados

A segunda maneira de enviar um fax é digitalizando um documento e depois o enviando à sua impressora de fax. O software que veio com o seu scanner pode ajudá-lo a configurar este tipo de fax e enviá-lo diretamente à sua impressora. No entanto, você também pode enviar um fax a partir de um scanner, usando as ferramentas do Windows XP:

1.

Abra o Painel de Controle, clique em Impressoras e aparelhos de fax, clique em Scanners e Câmeras, depois dê um duplo clique no ícone do seu scanner para iniciar o Assistente de Scanner e Câmera.

2.

Na página Escolher Preferências de Digitalização, clique em Imagem em Preto e Branco, e depois clique em Visualizar para iniciar o scanner.

Scanner and Camera Wizard

3.

Forneça um nome e um local para o documento digitalizado.

4.

Abra a pasta que contém o arquivo de imagem, clique com o botão direito na imagem, e depois clique em Imprimir. O Assistente de Impressão de Fotos é aberto.

5.

Selecione a caixa para a imagem a ser enviada por fax.

6.

Selecione Fax como a impressora que deseja usar.

Quando concluir o Assistente de Impressão de Fotos, o Assistente para Enviar Fax é aberto e você irá proceder conforme descrito nas especificações de envio de fax pelo seu computador.

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Enviando Fax a partir do Outlook

Para enviar faxes pelo Outlook, você deve adicionar o Serviço de Transporte de Fax como uma conta de e-mail. Para adicionar os Serviços de Transporte de Fax para o Outlook 2002, siga estes passos:

1.

No menu Ferramentas, clique em Contas de E-mail.

2.

Clique em Adicionar nova conta de e-mail, e depois clique em Avançar.

3.

Na página Tipo de Servidor, clique em Tipos Adicionais de Servidor.

4.

Na página seguinte, Transporte de Correspondência por Fax está selecionado. Clique em Avançar para terminar de adicionar a conta.

(Para o Outlook 2000, no menu Ferramentas, clique em Serviços e adicione aí o Transporte de Correspondência por Fax).

Para enviar um fax a partir do Outlook, siga estes passos:

1.

Na barra de ferramentas Padrão, clique em Novo.

2.

No formulário de mensagem em branco, na barra de ferramentas Padrão, clique em Contas, e depois em Transporte de Correspondência por Fax.

3.

Digite sua mensagem, clique em Enviar, e o fax modem irá conectar e transmitir a mensagem do fax.

Você não pode transferir automaticamente os faxes recebidos para a Caixa de Entrada do Outlook quando estiver usando o Windows XP. Os faxes recebidos podem ir somente para a caixa de entrada do Console de Fax e para outra pasta, caso você especifique alguma. (Consulte o artigo da Base de Conhecimento, O Serviço de Fax baseado no Windows XP Não Transfere Faxes Recebidos para a Sua Caixa de Entrada no Outlook 2000 ou Outlook 2002, em inglês, para mais informações). No entanto, se você copiar faxes recebidos para uma pasta, pode enviá-los como anexos de e-mail, assim como faria com qualquer outro arquivo.

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Solucionando Problemas com Transmissões por Fax

Às vezes o fax não funciona. Quando isso acontece, você tenta novamente. Você pode especificar quantas vezes deseja tentar, quantos minutos devem ser levados entre as tentativas e ainda solicitar uma notificação de sucesso ou falha na transmissão. Essas definições estão muito escondidas, portanto, siga-me:

1.

Abra Impressoras e Faxes, clique com o botão direito na impressora de Fax, e clique em Propriedades.

2.

Na guia Dispositivos, clique em Propriedades.

3.

Na guia Enviar, especifique o número de vezes para tentar reenviar um fax e quanto tempo um programa deve aguardar entre cada tentativa.

4.

Na guia Controle, defina as opções de notificação e quando o Monitor do Fax deve ser aberto.

Na guia Controle, há também um botão para Configurar Definições de Som. Não há razão para mexer nisso agora, pois não nos importa quais sejam essas definições. As definições para eventos de fax em Sons, no Painel de Controle serão as utilizadas.

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Recebendo Faxes

Após ter instalado e configurado os serviços de fax, receber um fax é tão fácil quanto receber uma mensagem. Ou ainda mais fácil.

Quando você configurou o serviço de Fax, especificou como queria que os faxes fossem respondidos e onde deveriam ser armazenados. Por padrão, o Monitor de Fax é aberto automaticamente quando o modem detecta um fax recebido. Você pode alterar quando e por que ele é aberto na guia Controle da caixa de diálogo Propriedades do Fax (mencionada no procedimento para solução de problemas com as transmissões).

Para visualizar um fax recebido, vá até o Console de Fax, e clique em Caixa de Entrada. Dê um duplo clique para ver o fax no Visualizador de Imagens e Fax do Windows. Os faxes são arquivos de imagens em formato TIFF, portanto, não podem ser editados como um arquivo de texto. Mas você pode visualizar, girar e realizar tarefas básicas com o seu documento sem abrir um programa de edição de imagens. Para imprimir um fax, clique duas vezes nele e depois clique em Imprimir. Para enviar um fax como anexo, clique com o botão direito nele, aponte para Enviar Para e depois clique em Destinatário da Mensagem.

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Opções de Fax para Modems DSL ou a Cabo

Você não pode usar uma conexão DSL ou a cabo. Uma nova tecnologia, Voz por IP (VoIP), irá, sem dúvida, tornar isso possível no futuro. A VoIP é uma alternativa de baixo custo para a comunicação telefônica tradicional que opera sobre a PSTN – rede de telefonia de alternância pública. A VoIP abrange comunicações baseadas em computador-para-computador, computador-para-telefone, e apenas telefone. Para mais informações sobre a VoIP, leia Visão Geral sobre Voz por IP (em inglês) e FAQ do VoIP (em inglês) nos Relatórios de DSL.

Se você não tem um modem ou não quer congestionar sua linha telefônica, um serviço de fax baseado na Internet pode ser o ideal para você. Visite os sites sobre serviços de fax pela Internet; entre eles estão o eFax (em inglês) e Faxaway (em inglês) e leia seus FAQs. O serviço que você escolhe depende do seu padrão de utilização. Alguns possuem excelentes tarifas internacionais, por exemplo, mas, se você não envia faxes a outros países, isso provavelmente não é do seu interesse. E, além disso, alguns serviços exigem que você utilize seus softwares para ler os faxes recebidos.

Sharon Crawford é editora e atualmente escreve livros e artigos para revistas. Desde 1993, ela escreveu e ajudou a escrever dezenas de livros sobre computador. Entre seus livros estão: Windows 2000 Pro: The Missing Manual, Windows 98: No Experience Required, e Windows 2000 Professional for Dummies (com Andy Rathbone).

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